Die Anreise zum Vorstellungsgespräch – ein Gastspiel auf Kosten des Arbeitgebers?

Es ist der Anruf, auf den jeder Bewerber wartet: „Wir haben Ihre Unterlagen erhalten und würden Sie gerne näher kennenlernen. Passt Ihnen die kommende Woche?“ Natürlich passt sie, und in der ersten Aufregung bleibt die Frage, ob denn auch die Fahrtkosten erstattet werden, meist ungestellt. Wer will auch schon beim ersten Kontakt  kleinlich wirken, indem er nach Spesensatz und Kilometerpauschale fragt?

Anreisen zu einem Vorstellungsgespräch gehören heute zum Ritual der Arbeitsplatz- suche. Diese kann richtig ins Geld gehen, denn von Jobsuchenden wird wie selbstverständlich erwartet, dass Stellenangebote auch dann nicht ohne weiteres ausgeschlagen werden dürfen, wenn sie weit entfernt von der Heimat liegen, und regelmäßig ist mehr als ein Gespräch zu absolvieren. Besonders hohe Kosten entstehen, wenn sich – für Akademiker schon keine Seltenheit mehr – die Arbeitssuche auch auf das Ausland erstreckt. Von daher gehört die Frage, ob und inwieweit die Kosten eines Vorstellungsgesprächs zu ersetzen sind, zu denen, die viele Jobsuchenden gerne beantwortet hätten.

Aufforderung zur Vorstellung führt zum Ersatzanspruch 

Fordert ein potentieller Arbeitgeber einen Bewerber auf, sich persönlich im Betrieb oder einem anderen Ort vorzustellen, hat dieser Anspruch auf Ersatz seiner Vorstellungs- kosten. Dies gilt sowohl für den Fall, dass es später zur Einstellung kommt als auch dann, wenn kein Arbeitsvertrag zustande kommt. Wird die  Einladung durch einen zwischengeschalteten Personal- oder Unternehmensberater vorgenommen, richtet sich der Erstattungsanspruch unmittelbar gegen den suchenden Arbeitgeber und nicht gegen den „Headhunter“. Ist der Arbeitgeber zur Kostenübernahme nicht bereit, muss er dies, und zwar unmittelbar im Zusammenhang mit der Aufforderung zur Vorstellung unmiss­verständlich zum Ausdruck bringen; vage Hinweise gehen zu seinen Lasten.

Im Einzelfall kann streitig sein, ob denn eine Einladung ausgesprochen worden ist. So handelt es sich bei der Veröffentlichung der Stellenanzeige nicht zugleich um die Aufforderung zu einer Vorstellung, da sich der Arbeitgeber ersichtlich nicht gegenüber einem unbestimmten Personenkreis binden will. Und fährt der Bewerber unaufgefordert am Sitz des Unternehmens vor, liegt auch in der Bereitschaft des Arbeitgebers, das gewünschte Gespräch zu führen, noch keine (nachträgliche) Einladung. Andererseits reicht es aus, dass die Anregung zum Vorstellungsgespräch vom Bewerber ausgegangen ist, wenn dieser die Anreise mit Wissen und Wollen des Arbeitgebers vorgenommen hat. Im Zweifel kann vom Arbeitgeber erwartet werden, dass er die Kostenübernahme vorab ausdrücklich ausschließt oder wenigstens eingrenzt.

Kommt es zum Streit über die Kosten, trägt der Bewerber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die Vorstellung mit Wissen und Wollen des Arbeitgebers erfolgte – eine Terminbestätigung, und sei es auch nur per E-Mail, ist daher ratsam. Liegt eine Einladung bzw. eine Terminbestätigung vor, ist es am Arbeitgeber nachzuweisen, dass die Kosten der Vorstellung von ihm nicht oder nur in einer bestimmten Höhe übernommen werden sollten.

Umstritten ist übrigens, woraus der Ersatzanspruch herzuleiten ist. Zum Teil wird vertreten, der Anspruch folge aus einer ggf. konkludenten Vereinbarung über den Ersatz der Vorstellungskosten, herrschend ist die Auffassung, die Grundlage finde sich – die Vorstellung ist ein Geschäft im Interesse des potentiellen Arbeitgebers – in den §§ 670 und 662 BGB (siehe dazu BAG v. 29.06.1988 – 5 AZR 433/87, NZA 1989, 468, das es bei wenigen Bemerkungen belässt). Hinsichtlich der Voraussetzungen und der Rechtsfolgen des Ersatzanspruchs unterscheiden sich beide Auffassungen nicht. Wer eine Reise ins Ausland antritt, sollte aber auf einer schriftlichen Erklärung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber bestehen. Denn vielfach gilt das Recht des Staates, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat und das BGB findet dabei keine Anwendung.

Umfang der zu ersetzenden Kosten

Ersetzen muss der Arbeitgeber dem Bewerber alle Aufwendungen, die dieser den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Dazu zählen vor allem die Fahrtkosten, die Mehrkosten für Verpflegung sowie ggf. eine Übernachtung. Hinsichtlich des Umfangs orientieren sich die Arbeitsgerichte an den Grundsätzen des steuerlichen Reisekostenrechts.

Hinsichtlich der Fahrtkosten sind jedem Fall sind die Kosten eines öffentlichen Verkehrsmittels erstattungsfähig. Damit dürften Bahnfahrten 2. Klasse der erstattungstechnische Regelfall sein. Dies gilt auch, wenn die Anreise mit dem eigenen Kfz absolviert wird. Ist die Benutzung eines Pkw zugestanden, sind die Kosten zugrunde zu legen, die nach den steuerlichen Vorschriften über die Abgeltung der Benutzung eines Kfz für Dienstreisen anfallen (gegenwärtig 0,30 € für jeden Kilometer). Bezüglich der Entfernung ist – wie im Lohnsteuerrecht – der kilometer- mäßig günstigste Weg anzusetzen.

Wie luxuriös die Anreise im Übrigen ausfallen darf, machen die Arbeitsgerichte auch davon abhängig, welche Position zu besetzen ist. Der Ersatz von Flugkosten kommt daher  nur in Betracht, wenn es sich um die Besetzung einer Spitzenposition handelt. Kann der Bewerber allerdings mit einer „Billigfluglinie“ zu einem im Vergleich zu den Kosten einer Bahnfahrt oder zu entsprechenden Pkw-Kilometerpauschalen günstige- ren oder vergleichbaren Preis anreisen, sind diese Kosten in jedem Fall erstattungs- fähig. In Ausnahmefällen sind auch etwaige Übernachtungskosten zu ersetzen, jedenfalls wenn dem Bewerber aufgrund der zeitlichen Lage oder Dauer des Vorstellungs­gesprächs und der Entfernung zum Heimatort die Hin- und Rückreise am selben Tag unzumutbar wäre.

Nicht ersetzt werden Schäden, die der Bewerber bei der Anreise erleidet (z.B. der Kfz-Unfall), in denen sich aber kein besonderes Risiko der Bewerbung bzw. des Vorstellungsortes realisiert. Solche Vermögenseinbußen fallen unter das allgemeine Lebensrisiko und stellen keine Aufwendungen i.S. d. § 670 BGB dar. Auch ein etwaiger Verdienstausfall aufgrund der Anreise ist nicht zu ersetzen. Insoweit besteht entweder ein Anspruch aus §§ 629, 616 BGB gegen den aktuellen Arbeitgeber oder der Bewerber trägt das Risiko beruflicher Veränderungen selbst, so dass es auch insoweit an den erforderlichen Aufwendungen mangelt.

Leistungen der Bundesagentur für Arbeit 

Anstelle von Ersatzleistungen des Arbeitgebers können Bewerber, die arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht sind, ihre Bewerbungs- und damit ihre Reisekosten bis zu einem Betrag von 250 € im Rahmen des Vermittlungsbudgets der Agentur für Arbeit nach § 44 Abs. 1 SGB III erstattet erhalten. Und nicht wenige Arbeitgeber verweisen in ihren Einladungsschreiben auf diese.

Die Höhe dieser Förderung liegt allerdings – wie § 45 Abs. 3 SGB III klarstellt – im Ermessen der Arbeitsagentur. Die Leistung ist zudem beschränkt auf Fälle, in denen der Arbeitgeber gleichartige Leistungen nicht oder voraussichtlich nicht erbringen wird. Sofern aber die Agentur für Arbeit die Bewerbungs- oder Reisekosten über- nimmt, entfällt ein gegen den Arbeitgeber gerichteter Anspruch des Arbeitsuchenden.